Институт Современного Банковского дела
+7 (495) 111-38-68
info@isbd.ru

МЕТОДИКА ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ БАНКА. ВЕРСИЯ 2.0

Аннотация

В данной статье предложена новая версия 2.0 авторской методики описания бизнес-процессов банка. Методика версии 1.0 опубликована в 2008 году и с тех пор была значительно доработана на основе опыта реализации большого количества проектов в российских и международных банках.

Также данная статья даёт ответы на некоторые важные вопросы: для чего описывать бизнес-процессы и поддерживать их в актуальном состоянии, какой выбрать уровень детальности описания бизнес-процесса, как обеспечить исполнение регламентов на практике и др.

 

Формализованность и регламентированность бизнес-процессов (БП) на сегодняшний день является одним из ключевых факторов успеха любого коммерческого банка. Описание и оптимизация бизнес-процессов прямым образом влияет на операционную и стратегическую эффективность банка, что в итоге влияет на показатели прибыльности и рейтинги.

Следует отметить, что задачи описания и оптимизации бизнес-процессов не являются «разовыми», а носят итеративный (периодический) характер, поэтому так важно иметь под рукой все необходимые методики и технологии. Итеративность связана с тем, что меняются требования клиентов, меняется рынок, выходят новые нормативные документы регулирующих органов и т.п. Такого рода изменения требуют постоянного контроля и необходимости актуализации бизнес-процессов.

 

Для чего описывать бизнес-процессы и поддерживать их в актуальном состоянии?

Описание бизнес-процессов «ради моделей» недопустимо. Автор предлагает как минимум 5 практических задач, которые показаны на Рис. 1.

Рис. 1. Практические задачи, следующие из описания бизнес-процессов

 

Методика описания бизнес-процессов банка

Методика состоит из двух этапов (см. Рис. 2): подготовка проекта, описание бизнес-процессов. Первый этап по времени может занимать до 2-х месяцев, второй этап – до 10 месяцев, в сумме – 1 год. Точные сроки зависят от большого количества факторов и специфики конкретного банка.

Рис 2. Методика описания бизнес-процессов банка (основные этапы)

Этап «Подготовка проекта» (см. Рис. 3)

  1. Постановка целей и задач описания БП.

Выполняется акционерами, либо правлением банка. От целей и задач зависит план проекта, способы, объём и детальность описания БП.

  1. Назначение руководителя проекта и формирование рабочей группы.

Оформляется приказами по банку.

  1. Корпоративное обучение по методикам и практическим решениям.

В рамках обучения выполняются практические задачи по описанию и оптимизации БП, приводятся примеры других банков, которые уже успешно выполнили данный проект. Обучение играет большую роль как инструмент повышения корпоративной культуры банка, лояльности персонала к изменениям, командообразования.

  1. Выделение БП, назначение владельцев и аналитиков.

Составляется перечень БП банка, которые необходимо описать в первую очередь. У каждого БП должен быть назначен владелец (ответственный) и аналитик, который будет выполнять описание и актуализацию БП на постоянной основе. Критерии определения владельца процесса: компетентность (выполнение или знание большей части процесса), знание потребностей клиента, близость к нему и мотивированность на результат, наличие полномочий по управлению процессом, лидерство, наличие в распоряжении ресурсов для процесса.

Также рекомендуется создавать процессные группы (команды), которые активно работают во многих банках.

  1. Внедрение программного продукта бизнес-моделирования – ППБМ (например, Business Studio), обучение.

ППБМ позволяет наиболее быстро и эффективно разработать графические модели БП, при этом регламенты БП формируются (генерируются) автоматически. В ППБМ, как и в любом другом программном обеспечении, есть большое количество «тонкостей» и особенностей, поэтому чтобы сэкономить время аналитиков, избежать ошибок при использовании и администрировании ППБМ, рекомендуется пройти профессиональное обучение. Более детальная информация приведена в книге [3]. Вместе с ППБМ внедряется «Комплексная типовая бизнес-модель банка» [1].

  1. Диагностика системы управления бизнес-процессами (СУБП) в банке и разработка плана проекта описания / оптимизации БП.

Выявляются компоненты СУБП, которые уже есть в банке и уровень их проработки. На основе этого и результатов предыдущих задач разрабатывается план проекта.

  1. Разработка базовых моделей в ППБМ.

Они включают: дерево продуктов и услуг банка, дерево процессов, организационная структура банка, библиотека документов др. Примеры всех моделей представлены в [1] и [2].

Рис. 3. Этап «Подготовка проекта»

 

Этап «Описание бизнес-процессов» (см. Рис. 4)

  1. Сбор имеющейся в банке информации о БП.

Если БП описывается не «с нуля», то собираются документы и материалы по БП, которые уже есть в банке.

  1. Сбор и изучение типовых решений и успешных практик по БП.

Если БП описывается «с нуля», то наличие готовых типовых моделей значительно ускорит и облегчит работу. Именно для этого автором более 10 лет ведётся разработка и наполнение «Комплексной типовой бизнес-модели банка» [1].

  1. Сбор и изучение требований регулирующих органов и стандартов по БП.

Требования регулирующих органов (например, Банка России) должны быть проработаны при описании БП в обязательном порядке. По БП также есть различные международные и отраслевые стандарты (например, в области информационной безопасности, ITIL/ITSM, стандарты качества банковской деятельности от Ассоциации Российских Банков и др.). Банк должен проработать требования выбранных стандартов при необходимости сертификации на соответствие.

  1. Проведение интервью участников БП в банке.

Основные правила проведения интервью, которых рекомендуется придерживаться при описании бизнес-процессов:

  • старайтесь выстраивать и фиксировать мысли собеседника в строго логичном и последовательном порядке;
  • внимательно слушайте, задавайте наводящие вопросы, чтобы узнать все «тонкости» бизнес-процессов;
  • тщательно готовьтесь к интервью, изучайте и используйте типовые решения (например [1]), при возможности не занимайте слишком много времени у собеседника.
  1. Разработка и согласование графических моделей БП.

Следует правильно выбрать нотацию (совокупность графических фигур и правил их использования для графического описания бизнес-процессов). Основные нотации разделены на 2 уровня: верхний уровень (IDEF0, Basic Flow Chart, VAD), нижний уровень (Cross Functional Flow Chart, EPC, BPMN). На графических моделях и в карточках процессов указываются различные параметры: требования к срокам, комментарии, ссылки на системы автоматизации, бухгалтерские проводки и т.п. Параллельно дополняются другие справочники в ППБМ: библиотека документов по процессам, материальные потоки, события, оргструктура и т.п.

  1. Генерация, согласование и утверждение регламента БП и других документов.

Регламенты генерируются автоматически в ППБМ на основе моделей БП. Полнота и качество регламентов полностью зависят от детализации моделей, заданных параметров (свойств) БП и настроек.

  1. Формирование (дополнение) электронной базы знаний по процессам (бизнес-портала).

Бизнес-портал – это электронная база знаний по БП и деятельности банка в целом. Формируется автоматически ППБМ (например, Business Studio) на основе разработанных бизнес-моделей.  Формат представления: веб-сайт (совокупность HTML-страниц), размещаемых на внутреннем веб-портале банка. Позволяет обращаться к базе знаний банка из любой точки мира и с любого устройства. Имеет встроенную систему поиска и навигации по всей информации, разграничение прав доступа сотрудников, персональную страницу для каждого сотрудника, возможность работы с показателями KPI, возможность обратной связи от сотрудников (онлайн-обсуждение процессов, голосования и т.п.).

Рис. 4. Этап «Описание бизнес-процессов»

 

Какой выбрать уровень детальности описания бизнес-процесса?

  • Умеренная детализация (взаимодействие подразделений банка)

Выполняется, когда важно знать только общую бизнес-логику процесса, взаимодействие участников процесса. Кто и какие функции выполняет, за что отвечает, а как они это делают уже не важно.

  • Полная детализация

Выполняется, когда важно знать тонкости исполнения каждой функции, когда у процесса очень много нюансов, альтернатив. Необходима для обучения сотрудников и автоматизации (т.е. БП описывается на языке функций автоматизированной банковской системы — АБС).

 

Что сделать, чтобы регламенты «работали» (исполнялись на практике)?

  • Использование специализированных программных продуктов для автоматизации этапов построения системы регламентации.
  • Обучение сотрудников, проведение PR-мероприятий для повышения лояльности сотрудников к регламентации деятельности банка.
  • Регламенты и графические модели БП должны быть простыми и понятными сотрудникам, которые будут с ними работать.
  • Поддержание регламентов в актуальном состоянии, своевременное архивирование устаревших документов.
  • Обеспечение порядка и иерархичности в системе регламентации.
  • Внедрение в банке инструментов контроля знания регламентов и тестирования сотрудников на регулярной основе.

 

Централизованное и децентрализованное описание процессов

Подразделения, выполняющие все работы по бизнес-процессам и методологии в банке, могут иметь различные названия:

  • подразделение (отдел) по управлению / администрированию / организации / контролю / разработке / оптимизации / изменению бизнес-процессов
  • подразделение организационного развития
  • подразделение методологии / регламентации / стандартизации
  • подразделение разработки продуктов и маркетинга

В крупных и средних банках помимо данных отделов работают децентрализованные отделы бизнес-процессов (либо отдельные аналитики) в различных департаментах, которые входят в их состав и подчинение. Например, отдел разработки и сопровождения процессов кредитования (в подразделении розничного кредитования), отдел процессов и операций РКО (в операционно-кассовом подразделении) и др.

В таком случае централизованный отдел занимается разработкой и оптимизацией ключевых бизнес-моделей банка, видит всю картину работы банка и координирует работу децентрализованных отделов (аналитиков).

Децентрализованные отделы (аналитики) сосредоточены каждый на своем процессе и передают результаты для обработки и объединения в централизованный отдел.

Это удобная и эффективная схема работы, т.к. централизованному отделу не нужно тратить время и погружаться в детали всех процессов банка.

 

Планы работ с бизнес-процессами банка

Рассмотрим общий план работ (от простого к сложному), который уже многократно апробирован автором на проектах в различных банках. План «Минимум» необходимо выполнить обязательно, т.к. он содержит первоочередные задачи. Если всё будет успешно и полностью сделано, то это уже очень хороший результат для банка. Некоторые на этом останавливаются. 
План «Медиум» желательно выполнить после полной проработки плана «минимум». Он содержит основные задачи для работы с бизнес-процессами банка на профессиональном уровне.
План «Максимум» содержит наиболее сложные задачи, которые требуют значительного  привлечения ресурсов и качественной проработки нижележащих планов.

План «Минимум»

  • Внедрение профессионального программного продукта бизнес-моделирования (например, Business Studio)
  • Разработка дерева БП и назначение владельцев
  • Разработка базовых моделей (дерево продуктов, оргструктуры, документов)
  • Графическое описание БП и формирование регламентов
  • Формирование базы знаний по работе банка на основе БП и доведение до сотрудников

План «Медиум»

  • Создание отдела бизнес-процессов и методологии, комитета по бизнес-процессам банка и процессных рабочих групп на постоянной основе
  • Разработка стратегии для каждого БП (желательно по методике BSC)
  • Разработка и контроль показателей KPI для каждого БП
  • Разработка нормативов по времени (требований к срокам) БП и инструментов их контроля
  • Организация управления операционными рисками БП

План «Максимум»

  • Функционально-стоимостной анализ и расчёт стоимости БП
  • Оптимизация, актуализация БП на постоянной основе в соответствии с требованиями клиентов и ведущим практиками банковской отрасли, внедрение инноваций
  • Передача БП на выполнение в BPM-системы (для организации оперативного управления и электронного документооборота)
  • Построение комплексной бизнес-модели банка на основе БП
  • Внедрение стандартов качества БП

 

Заключение

По разным данным, более половины российских банков из TOP 100 занимаются бизнес-процессами на профессиональном уровне и активно используют процессный подход в своей деятельности. А именно:

  • имеют в штате подразделение, специализирующееся на описании и оптимизации бизнес-процессов, управлении бизнес-процессами;
  • имеют профессиональный программный продукт бизнес-моделирования (например, Business Studio);
  • имеют все компоненты системы управления бизнес-процессами (СУБП): дерево БП с назначенными владельцами, модели, регламенты и стандарты БП с установленными показателями и др.

Поэтому очень важно, чтобы эта работа не останавливалась и распространялась на всю банковскую отрасль, включая средние и региональные банки. Качественно описанные и отлаженные бизнес-процессы, которые соответствуют всем современным требованиям рынка и инновациям, – основа долгосрочного устойчивого развития для любого коммерческого банка.

 

Источники информации

[1] Комплексная типовая бизнес-модель банка (финансовой организации).

http://www.businessstudio.ru/buy/models/model/kompleksnaya_tipovaya_biznes_model_banka/

[2] Исаев Р.А. Банковский менеджмент и бизнес-инжиниринг (2-е издание). – М.: ИНФРА-М, 2015.

[3] Исаев Р.А. Секреты успешных банков: бизнес-процессы и технологии (2-е издание). – М.: ИНФРА-М, 2015.

 

Bank’s business processes modeling method, version 2.0

Abstract

This article covers new author’s method for business processes modeling in commercial bank. It includes different examples and practical experience, recommendations and answers for basic questions. Main tasks are: the development of graphic models for business processes, regulations, Business Studio implementation, bank’s personnel training, business engineering.

 

Исаев Р.А.— Эксперт по организационному развитию и управлению, Член Координационного комитета Ассоциации Российских Банков по стандартам качества банковской деятельности, ГК «Современные технологии управления» Партнёр

 

Дата публикации:
АНО ДПО ИСБД



1 балл2 баллаНеплохоХорошоОтлично (13 проголосовало, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка...

Мобильное приложение

Android Apple